25 im veterinaria Cuando se acerca el fin del año, es buen momento para pensar en analizar cómo ha ido éste. En nuestro sector es bastante habitual que pensemos sólo en analizar la parte económica, sobre todo, pensando en hacer inversiones antes de fin de año si éste ha sido bueno en ingresos. Sin embargo, es muy frecuente que se olvide analizar otros indicadores, sobre todo de aquellos que nos podrían alertar de que las cosas se podrían haber hecho mejor. Podemos sacar muchas cosas positivas a la hora de hacer este ejercicio de análisis y concluir que productividad, eficiencia, cuenta de resultados, atención al cliente, etc. pueden y deben mejorar. En este artículo pretendo dar unas ideas para aquellos que nunca han hecho balance a fin de año y piensan en hacerlo por primera vez. ¿Por qué es importante realizar un análisis interno en una empresa? Principalmente porque a partir de ese momento podemos hacer “borrón y cuenta nueva” y empezar una nueva etapa en la empresa, etapa de cambio que nos permita una mejora continua. Debemos buscar el momento para realizar este análisis y éste no puede ser durante una jornada laboral rutinaria, ya que no estaremos lo suficientemente centrados. Recomiendo trabajar este análisis fuera del entorno laboral rutinario y dedicarle el tiempo necesario, fuera de toda interrupción. Habitualmente solemos centrar nuestra atención en la producción y en la captación de nuevos clientes. Son parte muy importante de la empresa, pero al pararnos a analizar con más detalle la situación, podemos descubrir otros aspectos del día a día que mejorándolos nos permitirían ser más eficientes y, por ende, más productivos, teniendo un impacto directo en la cuenta de explotación. Entre estos aspectos del día a día podemos detectar: • Procesos ineficientes. ¿Podemos hacer las cosas de forma diferente y más eficiente? • Errores de comunicación. Con los clientes y entre empleados ¿podemos tener una comunicación más fluida y clara? • Riesgos para el negocio. Fuga de talento, fuga de clientes“A”, competidores, procesos erróneos... Estos son sólo algunos de los aspectos que podrías identificar si haces un análisis interno de tu empresa. ¿Por dónde empezar? Si ya te has decidido a hacer este análisis, te vendrá ahora a la cabeza otra pregunta, ¿por dónde debería empezar? Cada autor tendrá sus recomendaciones, yo te propongo: • Análisis de procesos. Debes empezar por los que creas que tienen mayor impacto en tu negocio, los que creas más críticos para el correcto funcionamiento de la organización. • Análisis de la comunicación. Como he comentado antes, la comunicación interna (de jefe a equipo y de colaboradores entre ellos) y la externa (de la empresa con sus clientes). • Análisis de riesgos. Al igual que los procesos, analiza primero aquellos riesgos que pueden tener mayor impacto en tu negocio. • Análisis de ratios. Económicos y financieros. 1.- Análisis de los procesos En toda empresa, el número y diversidad de procesos es enorme; es por ello que debes centrarte en aquellos que creas más críticos o donde creas que puedan existir más errores o capacidad de mejora. Te recomiendo que los enumeres y, como seguramente serán bastantes, que te planifiques haciéndote una agenda que recoja, mensualmente, aquellos procesos a analizar. Debes hacerte y responderte las siguientes preguntas: • ¿Están documentados? • ¿Existe un procedimiento de trabajo escrito en el que se detalla qué se hace y cómo se hace? • En el caso de respuestas afirmativas, ¿se están cumpliendo? • ¿Se podrá mejorar este proceso? • ¿Se podrán acortar algunos pasos en el proceso sin que pierda valor el resultado que genera el proceso? • ¿Existen riesgos de que no se cumpla este proceso? Si conoces bien tu empresa, no te resultará difícil realizar este análisis. 2.- Análisis de la comunicación En este apartado priorizaré el análisis de la comunicación interna, ya que ésta suele ser muy mejorable en la mayoría de las empresas. Veamos algunos momentos clave a la hora de comunicar correctamente dentro de la organización: • Al incorporarse una persona nueva en la organización. • En el momento de establecer objetivos. • Al realizar el seguimiento de clientes y pacientes. • Cuando delegas una tarea. • En el momento de realizar cambios en la organización. • Cuando detectas un conflicto interno. En estas situaciones y otras que seguramente he dejado en el tintero, debes estar seguro de que al receptor de la información no le quedan dudas al respecto de lo que le queremos comunicar. 3.- Análisis de riesgos El análisis de riesgos es algo que cada vez cobra más importancia en las empresas y una cuestión que ya viene incluida como un aspecto a evaluar en cualquier sistema de gestión. Existen muchos riesgos en las organizaciones que no son detectados, pero ahí están y juegan un papel crítico en caso de que se materialicen en las empresas. Centrándonos en los internos, el reto del directivo o gestor es identificarlos a tiempo, evaluarlos y posteriormente decidir qué acción se toma con esos riesgos. Los riesgos internos son, principalmente: • Organizacionales: los derivados de la actividad de organización en el sector en dónde actúa, el producto o servicio que entrega al cliente, el mercado dónde actúa, etc. Debemos buscar el momento para realizar este análisis y éste no puede ser durante una jornada laboral rutinaria
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