Seguro que más de una vez al llegar a casa haces una mirada atrás y ves que has estado todo el día ajetreado, pero con la sensación de que no haber hecho lo suficiente. ¿Sensación de no haber resuelto todo lo que tenías "sobre la mesa"? Es una sensación de desasosiego, de impotencia, de ver que no progresas en el día a día y que siempre dejas tareas a medio hacer que te llevan a renunciar, "por falta de tiempo", a actividades que te gustaría hacer. Esta supuesta "falta de tiempo" la utilizamos, muy a menudo, como excusa para procrastinar pero está en tus manos el darle la vuelta a esta situación y para ello no hay otra opción que ser consciente del problema y ponerle remedio.

En este artículo voy a darte una serie de ideas y procesos que creo que pueden ayudar a que tu tiempo de trabajo sea más eficiente y así reducir tu ansiedad. En la bibliografía podemos encontrar gran variedad de sistemas que nos ayudan a ser más eficientes en nuestro trabajo. El plan que propongo se compone de cuatro etapas. Etapas que debes trabajar individualmente y en orden ya que son consecutivas y dependientes una de su anterior:

1. Analizar: antes de solucionar un problema hay que reconocer que éste existe y ver sus posibles causas. En el caso que nos ocupa, yo no podré gestionar mejor mis tareas si no sé a qué le estoy dedicando mi tiempo. Por lo tanto, lo primero que debo hacer es coger papel y lápiz y anotar todas y cada una de las tareas que hago en un día normal en mi trabajo. Sería de mucha ayuda si además le otorgaras a cada tarea el tiempo que le has dedicado. El tiempo dedicado a pasar consulta, a preparar informes, a hacer pedidos a proveedores, a hacer inventario y gestión de stock, a hablar por teléfono con clientes y proveedores, a escribir y contestar correos electrónicos... Invierte en este análisis el tiempo que sea necesario y no pases a la siguiente etapa del plan hasta que estés 100% seguro de que lo tienes todo anotado, que no se te escapa ningún minuto de tu día.

2. Ordenar: una vez tienes claro en qué dedicas tu tiempo y cuánto, toca ordenar la lista. Mi consejo es ordenar de mayor a menor importancia. Hay autores que recomiendan ordenar de mayor a menor urgencia. ¿Por qué yo no? Pues porque a veces, a menudo diría yo, lo urgente no es importante. Sin embargo, lo importante, sea urgente o no, sigue siendo importante. Ante un mismo nivel de importancia entre dos tareas, yo recomiendo priorizar aquella que tiene un impacto inmediato en los clientes.
A la hora de hacer esta lista, no repares en si la tarea la deberías hacer tú u otro miembro de tu equipo, céntrate sólo en el orden de importancia. Luego veremos cómo planificar.

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